"Kinder, Haushalt, Beruf - viele von uns wuppen gleich mehrere tagesfüllende Jobs auf einmal", sagt Carolin Habekost. "Was schmunzelnd als ,Hamsterrad' bezeichnet wird, fühlt sich oft wie ein Würgegriff an: Unsere Gedanken kreisen nonstop, wir fürchten permanent, etwas Wichtiges zu vergessen, und finden kaum Ruhe, weil es einfach immer noch etwas zu tun oder zu bedenken gibt."
"Mehr schaffen, weniger tun": Effizientes Selbstmanagement mit der "Kopf-frei-Methode"
Die Vereinbarkeit von Kindern, Haushalt und Beruf neu denken: Mittels "Kopf-frei-Methode" und agilen Selbstmanagements soll das möglich sein.
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Entspannt im Beruf wie im Privaten – das ist eines der Ziele der „Kopf-frei-Methode“.
"Die To-dos meistern, anstatt von ihnen beherrscht zu werden."
Habekost ist agile Coachin und Verfasserin des Buches "Die Kopf-frei-Methode. Mehr schaffen, weniger tun". In einem ihrer "früheren" Leben war sie unter anderem in der Unternehmensberatung tätig und dafür verantwortlich, dass besagte Organisationen anpassungsfähiger und selbstlernender werden. Dabei stellte sie fest, dass sich damit auch der komplexe Familienalltag samt Job viel besser bewältigen lässt. Ihr Ansatz lautet: "Stell dir vor, du reduzierst im Alltag deine Aufgabenflut und erledigst die verbleibenden To-dos schneller und fokussierter. Du tust die richtigen Dinge im richtigen Moment. Du meisterst deine To-dos, anstatt von ihnen beherrscht zu werden."
Effizientes Selbsmanagement: "Kopf frei" im Arbeitsalltag
Habekosts "Kopf-frei-Methode" gilt vor allem auch für das Berufsleben: "Stell dir vor, du hast alle beruflichen Deadlines im Griff und kannst dir sicher sein, dass dir nichts durchrutscht. Das bedeutet nicht nur, dass du alle deine Projekte und Aufgaben termingerecht und effizient erledigst, sondern auch, dass du ohne den üblichen Stress und Druck arbeitest." Das sei der (erwünschte) Zustand, der einem ermögliche, in einem "angenehmen Workflow zu bleiben, in dem sich die Arbeit leichter anfühlt und Freude bereitet".
Der Schlüssel zum Erfolg heißt hier: effizientes Selbstmanagement. Denn damit "kannst du deine berufliche Leistung verbessern und genießt Respekt bei Vorgesetzten und Kolleginnen", meint die Autorin. "Das kann deine Karrierechancen erheblich steigern. Wenn du deine beruflichen Aufgaben kontrolliert angehst, gibt dir auch das wieder mehr Zeit für dein Privatleben."
Der Ansatz der "Kopf-frei-Methode" im Überblick
Das Organisationssystem "Kopf frei" solle man sich wie eine Maschine vorstellen: Oben kommen die Aufgaben rein, diese laufen durch einen Filter und kommen unten als erledigte To-dos wieder heraus. Habekost: "Das Grundprinzip der Kopf-frei-Methode ist einfach: Du sammelst alle deine Aufgaben an einem Ort. Du sortierst sie regelmäßig durch und reflektierst, ob du diese Aufgaben überhaupt erledigen möchtest, jemand anderes das tun kann oder du sie von der Liste streichst." Man kann, darf und soll gut filtern - "wir machen oft mehr, als wir müssten und sollten".
Auf diesem Wege entsteht eine Liste mit konkreten Dingen, die zu erledigen sind. Diese Liste solle nach und nach abgearbeitet werden: "Und zwar so, dass du den Erfolg rasch merkst und dein Kopf spürbar freier wird."
Die Basis: Alle Aufgaben an einem Ort sammeln
Zuallererst ist Parken angesagt. "Dein Kopf wird frei, wenn du dir sicher sein kannst, dass alle To-dos, Ideen und Gedanken, die du dir merken willst oder noch zu Ende gedacht werden dürfen, geparkt sind", erläutert Habekost. Und zwar sollen alle Aufgaben an einem einzigen Ort gesammelt werden. Also nicht auf mehreren To-do-Listen, nicht analog und digital und zudem auch noch im Kopf. "Ich merk mir das" funktioniere sehr oft nicht und führe nur zu (endlosen) Gedankenschleifen. "Merke: Dein Kopf ist keine To-do-Liste und kein Parkplatz für deine Aufgaben", ist die Coachin überzeugt. Sie empfiehlt, ein agiles Board anzufertigen, in dem Aufgaben und deren Fortschritte in der Erledigung und auch die Priorisierung mittels Tabellen und Spalten dargestellt werden. Jede Spalte zeigt den Status einer Aufgabe an. Das kann im Notizbuch, auf einer Wand mit Klebezetteln oder digital erfolgen. "Wir sammeln nicht nur alles an einem Ort, sondern arbeiten auch alle Aufgaben an einem Ort ab: dem Kopf-frei-Board", so Habekost.
"Stop-Doing-Liste": Prioritäten setzen und aussieben
Daneben ist Prioritätensetzung angesagt: Nicht jede Aufgabe verdient einen Platz auf der Kopf-frei-Tafel. Es gilt, die Menge an Aufgaben zu reduzieren und auszusieben. "Denk dran: Muss diese Aufgabe gemacht werden? Musst du sie selbst erledigen oder kann das jemand anderes machen? Nutze diese Chance auszusieben."
Im Rahmen dessen empfiehlt die Autorin auch, eine "Stop-Doing-Liste" zu erstellen. Aufgaben, die nicht oder zumindest weniger oft erledigt werden können, sollten auch dementsprechend reduziert werden. Etwa tägliches Lesen von Mails: stündlich statt jede Minute oder bei jedem "Bling" auf den Bildschirm zu schauen. Des Weiteren lautet das Motto: "Singletasking is Queen". Multitasking führt sehr oft dazu, dass Aufgaben ungenau und unkonzentriert erledigt werden, es leiden Qualität und Effizienz. "Zudem kann Multitasking Stress verursachen und zu Anspannung und Erschöpfung führen", sagt die Coachin. Das heißt: Ablenkungen minimieren und für einen ruhigen, ungestörten Arbeitsplatz sorgen. "Du kannst dein Telefon auf lautlos stellen. Und im Großraumbüro empfehlen sich manchmal Noise-Cancelling-Kopfhörer und Konzentrationsmusik, um sich von Gesprächen und Telefonaten anderer nicht ablenken zu lassen."
Nein sagen ist Gold wert
Ein Mal pro Woche, am besten zu einem festgelegten Termin, findet eine "Review" statt - dabei werden die Woche und die eigene Arbeitsweise reflektiert. Habekost: "Hilfreich ist, die Review am Ende der Woche, zum Beispiel freitags in den letzten 15 Minuten deiner Erwerbstätigkeit, als festen Termin zu planen. Die Review ist der Moment, in dem du nicht nur reflektierst, sondern auch anpasst." Gegebenenfalls werden bei diesem Schritt Vorgehensweisen und auch Punkte, die die Kopf-frei-Tafel betreffen, geändert.
Ein weiterer "Schlüssel zum Erfolg" ist zudem das kleine, aber wirkungsvolle Wörtchen "nein". Ob beruflich oder auch privat: "Der Drang, es allen recht zu machen und niemanden zu enttäuschen, kann auf Kosten der eigenen Bedürfnisse und des Wohlbefindens gehen. Deswegen: Hab den Mut, Nein zu sagen", unterstreicht die Coachin.
Zu guter Letzt, und ebenso, wenn eine Aufgabe erfolgreich erledigt wurde, gilt: "Zum Abschluss klopfst du dir auf die Schulter und freust dich, was du alles geschafft hast."
Buch: Carolin Habekost, "Die Kopf-frei-Methode. Mehr schaffen, weniger tun", 2024, Kösel.