Die Frage, ob eine Kündigung zwingend schriftlich erfolgen muss, taucht im Arbeitsalltag häufig auf - sei es bei Arbeitnehmern, die ihr Dienstverhältnis von sich aus beenden möchten, oder bei Arbeitgebern, die sich von einem Mitarbeiter trennen wollen. Grundsätzlich versteht man unter einer Kündigung die eindeutige Willenserklärung, ein bestehendes Dienstverhältnis zu einem bestimmten Termin oder unter Einhaltung einer gesetzlichen bzw. vertraglich vereinbarten Frist zu beenden. Diese Erklärung kann sowohl von Arbeitgeber- als auch von Arbeitnehmerseite ausgesprochen werden.
Rein rechtlich schreibt das Gesetz keine bestimmte Form für eine Kündigung vor. Das bedeutet: Eine Kündigung könnte grundsätzlich auch mündlich ausgesprochen werden. Im Alltag birgt dies jedoch einige Probleme. Zum einen ist eine mündliche Kündigung schwer nachweisbar, zum anderen können kollektivvertragliche oder dienstvertragliche Vereinbarungen strengere Formalvorgaben enthalten. Viele Kollektivverträge oder auch individuelle Dienstverträge sehen etwa ausdrücklich vor, dass eine Kündigung nur dann rechtswirksam ist, wenn sie schriftlich erfolgt. In einem solchen Fall wäre eine mündlich ausgesprochene Kündigung ungültig und hätte keinerlei rechtliche Wirkung.
Doch was gilt im arbeitsrechtlichen Sinn als "schriftlich"? Eine gültige schriftliche Kündigung muss eigenhändig unterschrieben sein. Das bedeutet: Ein E-Mail ohne elektronische Signatur, eine WhatsApp-Nachricht oder ein SMS erfüllen die Anforderungen an die Schriftform nicht. Auch ein Fax ohne Originalunterschrift reicht nicht aus. Nur ein Dokument mit einer eigenhändigen Unterschrift oder - im Fall einer qualifizierten elektronischen Signatur - ein entsprechend signiertes elektronisches Schreiben erfüllt die notwendige Schriftform. Aber selbst wenn der Kollektivvertrag oder der Dienstvertrag keine ausdrückliche Schriftlichkeit vorsieht, ist es in der Praxis dennoch dringend zu empfehlen, die Kündigung schriftlich zu verfassen. Zum einen schafft man damit Klarheit über die Fristen und den Zeitpunkt des Endes des Dienstverhältnisses, zum anderen vermeidet man spätere Streitigkeiten über die Frage, ob überhaupt und zu welchem Termin eine Kündigung erklärt wurde. Eine schriftliche Kündigung bietet somit Rechtssicherheit und schützt beide Vertragsparteien.
Auf einen Blick:
Gesetzlich ist eine mündliche Kündigung zwar möglich, Kollektivverträge oder Dienstverträge können jedoch Schriftlichkeit vorsehen. Wer auf Nummer sicher gehen möchte, sollte die Kündigung daher immer schriftlich verfassen, eigenhändig unterschreiben und dem Vertragspartner nachweislich zustellen.
Birgit Kronberger ist Arbeitsrechts-Expertin (Geschäftsführerin www.vorlagenportal.at)
